Os escritórios de coworking já não são coisa do futuro: fazem parte do presente mais imediato. De acordo com o estudo Global Coworking Growth Study 2020, prevê-se que esses espaços atinjam os 40.000 em todo o mundo até 2024, quando mais de 5 milhões de pessoas terão adotado essa forma de trabalho, com um crescimento espetacular de 158% em relação a 2020, quando já haviam sido alcançados os 20.000 escritórios de espaço compartilhado.
Exceto algumas exceções, esse novo conceito de trabalho tem apenas uma década de existência, então as soluções oferecidas desde o início se destacaram pela inovação e tecnologia. Também no controle de acesso, o assunto que abordaremos neste artigo, onde descobriremos as tendências para entrar nesses espaços de forma segura, flexível e conveniente.
3 chaves para o acesso ao coworking: Segurança, flexibilidade e tecnologia
Existem diferentes formas de acessar esses espaços de trabalho compartilhado: desde as chaves mecânicas e convencionais até a gestão com recepção durante o horário de funcionamento. Mas a verdade é que esses espaços "nativos digitais" souberam se adaptar perfeitamente às necessidades de seus usuários (geralmente empreendedores com um alto perfil tecnológico), oferecendo um sistema de acesso baseado na tecnologia Bluetooth Low Energy (BLE), que permite que as portas sejam abertas de forma totalmente segura e sem a necessidade de pessoal permanente. Essas são as chaves do sucesso desta solução:
1. Segurança
Os acessos mais modernos aos espaços de coworking são feitos através de fechaduras eletrônicas como as de hotéis, que também são usadas em áreas tão diversas como a escolar, escritórios, academias ou centros de saúde. Essas fechaduras eletrônicas permitem que os usuários tenham uma chave digital, eliminando os riscos de perda ou cópias não autorizadas.
Devido às características desses espaços, o dispositivo de abertura ideal é a tecnologia Bluetooth, através do celular. Com um aplicativo, apenas o usuário titular da vaga no coworking poderá abrir a porta com seu Smartphone, ao contrário de outras alternativas como cartões ou códigos que poderiam ser emprestados a usuários não autorizados para uso das instalações.
Além disso, o usuário raramente esquecerá sua "chave", seu celular, algo mais comum no caso de cartões de acesso ou códigos.
2. Flexibilidade
Os coworking são espaços vivos onde os usuários entram e saem em horários completamente diferentes. Portanto, ter um controle de acesso digital - tanto para os usuários quanto para os gestores - permite uma flexibilidade sem precedentes. Além disso, para o proprietário do coworking, oferece a oportunidade de não precisar de pessoal nas instalações o tempo todo. Algo que, dependendo do número de vagas, pode não ser economicamente viável.
3. Tecnologia
A tecnologia está no DNA dos modernos coworking. E, da mesma forma, sua forma de acesso mais popular também se vale dela para oferecer uma série de características que uma década atrás, com o surgimento dos primeiros espaços desse tipo, era impensável.
O acesso via Smartphone permite que os coworkers possam abrir a porta principal e as interiores através de seu App. Ele também dá a possibilidade de que cada usuário tenha acesso a áreas diferentes do espaço com base em sua assinatura.
Por exemplo, pode haver usuários com uma assinatura básica que apenas acessem a área principal, enquanto outros podem ter permissão para usar as salas de reunião. Também é possível gerenciar as reservas de salas específicas concedendo permissão a um usuário específico para acessar durante o tempo em que ele solicitou o aluguel de um espaço. Claro, os acessos podem ser configurados por horário, negando o acesso aos usuários fora do horário de funcionamento das instalações.
E tudo isso sem a necessidade de uma pessoa da organização estar presente, pois são processos que podem ser feitos online. Agora veremos como até o controle da porta metálica principal é feito dessa maneira.
Como funciona um sistema de acesso para um coworking? Assim trabalhamos na Omnitec
Na Omnitec, temos vários anos colocando essa teoria em prática com a instalação de fechaduras eletrônicas em espaços de coworking, um setor que está em pleno crescimento. Se você gerencia um desses espaços, entre em contato conosco para que possamos estudar seu projeto e oferecer um orçamento e um plano de implementação.
A instalação
Nesses casos, trabalhamos com o dispositivo de controle de acesso Opak, um mecanismo pequeno e discreto que facilita o acesso às portas externas através do Bluetooth para os usuários e também online para os gestores das instalações.
Este sistema Opak pode ser combinado com:
- Sistema Opak e Gateway para a porta metálica principal. O Gateway da Omnitec converte as fechaduras eletrônicas Bluetooth e os controles de acesso Bluetooth em dispositivos online, ou seja, permite controlá-los remotamente a partir de um computador ou telefone celular.
- Sistema Opak conectado à fechadura elétrica da porta principal. Permite o acesso aos usuários e gestores das instalações.
- Sistema Opak com fechadura elétrica nas portas internas de acesso a áreas restritas, de acordo com os serviços contratados.
A gestão
A gestão de usuários, dispositivos e abertura é feita via Bluetooth através do aplicativo Rent&Pass da Omnitec, que permite gerenciamento remoto através de um Smartphone ou tablet.
A propriedade envia chaves eletrônicas aos usuários para a porta principal e para áreas com acesso restrito, dependendo do nível de serviços contratados.
Uma das grandes vantagens deste sistema é que o controle online da persiana da porta principal permite que a propriedade abra e feche de casa de acordo com o horário de funcionamento do coworking. Ou seja, não é necessário se deslocar para abrir a persiana.
Além disso, os dispositivos Bluetooth Omnitec permitem a transição de um gerenciamento com App para um gerenciamento com software de desktop se um número elevado de usuários for alcançado e a gestão através do App se tornar complicada.
O usuário
Os coworkers poderão abrir a porta principal e as portas internas via Bluetooth com o App. Tão simples assim para eles.
Se você gerencia um coworking e deseja obter mais informações sobre esse tipo de instalação, não hesite em entrar em contato com nossa equipe.