A automação em hotéis consiste em automatizar processos que anteriormente eram realizados manualmente por pessoas, graças à introdução da tecnologia.
Claro, a automação não substitui os funcionários nos alojamentos, que contribuem significativamente para o sucesso da estadia dos hóspedes, mas busca realizar de forma mais eficiente tarefas repetitivas ou complexas que consomem tempo e recursos humanos.
Os sistemas automatizados podem ser usados para administrar o inventário de quartos de hotéis, controlar acessos, gerenciar reservas ou comunicar-se com os hóspedes para favorecer sua fidelização, entre muitas outras opções.
Cinco vantagens da automação em alojamentos e hotéis
A automação traz benefícios tanto para os gestores e funcionários dos alojamentos quanto para as pessoas que se hospedam neles, pois está sempre voltada para melhorar sua experiência.
1. Redução de custos
Uma das principais vantagens da automação em hotéis é a redução dos custos. Por um lado, ao permitir a realização automatizada de tarefas que antes eram feitas manualmente por uma pessoa, é possível destinar esses recursos humanos a tarefas mais estratégicas do hotel. Por outro lado, algumas das automações são programadas para eficiência, por exemplo, evitando o desperdício de energia.
Claro, a automação requer um investimento, que em hotéis com centenas de quartos não é insignificante. Mas a médio prazo, esse desembolso inicial é amortizado, o que levou a uma tendência imparável de digitalização em hotéis na última década.
2. Economia de tempo
Geralmente, os processos automatizados permitem economizar tempo nos procedimentos, que também têm uma margem de erro muito menor. Por exemplo, enviar um e-mail automatizado de agradecimento a todos os hóspedes que deixaram o hotel naquele dia pode ser feito em questão de minutos, algo que não seria possível manualmente e que provavelmente levaria a descartar essa ação.
Da mesma forma, em um momento tão crucial quanto a recepção dos viajantes e o check-in, a automação permite que as equipes de recepção sejam muito mais ágeis e evitem congestionamentos. Isso é possível graças a ferramentas como o registro digital, que permite capturar rapidamente os dados do documento de identidade, ou às chaves digitais, que em questão de segundos podem estar prontas para todos os ocupantes de um quarto.
No final, todas as ações visam este ponto. E a tecnologia é apenas mais uma ferramenta para alcançá-lo. O principal ponto a favor costuma ser esta economia de tempo na necessária burocracia para o alojamento do hóspede, como o registro de viajantes ou a entrega da chave.
Deve-se ter em mente que é necessário realizar esses processos na chegada do hóspede, quando muitas vezes ele está exausto após uma viagem, então a agilidade é sempre muito bem avaliada nesta "primeira impressão". Mesmo em alguns hotéis sem recepção 24 horas ou com entrada autônoma, a tecnologia permite que o usuário possa acessar diretamente o quarto atribuído sem passar pela recepção, apenas com as permissões enviadas para seu Smartphone. Neste sentido, a chegada e saída flexíveis dos hóspedes, que há anos não eram possíveis, hoje são uma realidade em milhões de alojamentos.
4. Conectividade para uma gestão integral
Um dos pontos fortes na automação hoteleira é que muitos dos sistemas permitem conectividade com outras ferramentas para que tudo esteja coordenado e os dados sejam compartilhados de forma mais ágil e sincronizada.
5. Gestão de dados
A automação anda de mãos dadas com a gestão mais eficaz dos dados dos hóspedes, o que permite oferecer a eles experiências mais personalizadas com base em seu perfil ou enviar-lhes apenas comunicações de seu interesse para seus e-mails. Outro exemplo é a valiosa informação fornecida pelos softwares de controle de acessos dos hotéis, que permitem saber quem e quando um acesso específico foi feito diante de problemas de segurança ou até mesmo observar padrões de comportamento dos hóspedes, como em que horário eles deixam os quartos pela manhã. O objetivo é analisar esses dados para poder fazer melhorias, como antecipar o horário do café da manhã.
Seis sistemas para automação hoteleira
1. Sistema de gestão hoteleiro (PMS)
Das siglas do inglês Property Management System, este sistema é o centro nevrálgico da operação de um alojamento. Permite desde recolher os dados de registro de um hóspede até atribuir-lhe um quarto ou emitir sua fatura. Na Omnitec, integramos nossas soluções de software com os principais PMS do mercado, ajudando a simplificar processos e agilizar as tarefas próprias da recepção do hotel ou melhorar a experiência de uso e estadia de hóspedes.
2. Software de controle de acesso para hotéis
Permite gerenciar o controle de acessos nos hotéis que dispõem de fechaduras eletrônicas, um sistema que já substituiu as chaves convencionais na maioria dos hotéis modernos.
Omnitec, fabricante e distribuidor de fechaduras eletrônicas e outros dispositivos para hotel, desenvolveu o software de gestão de acessos OS ACCESS, um dos mais modernos do mercado e que atua como elemento central para simplificar a gestão e controle das credenciais de acesso de hóspedes, pessoal interno ou externo.
3. Channel Manager
Trata-se de uma ferramenta informática para gerenciar todos os canais nos quais o alojamento é anunciado em um mesmo painel de controle. Imaginemos um hotel que se publicita e permite a reserva no Booking, no Expedia e no Airbnb. Este sistema de gestão permite desde atualizar em tempo real os preços até eliminar a disponibilidade de um quarto em todas as plataformas, uma vez reservado em uma.
4. Motor de reservas
A própria página web do hotel também costuma contar com um motor de reservas que tornará possível que os hóspedes reservem antecipadamente seu quarto. Na maioria das vezes não é necessário confirmar a reserva desde a recepção e o usuário recebe instantaneamente um e-mail com a confirmação da reserva.
5. Registro de viajantes automático
Em lugares como Espanha, é obrigatório realizar um registro dos hóspedes que se hospedam em um alojamento turístico, recolhendo uma série de dados juntamente com a data de entrada e a assinatura. Este processo, que costuma ser realizado junto com o check-in, pode causar congestionamentos se realizado manualmente. Por isso, existem soluções tecnológicas que permitem digitalizar os dados do documento de identidade do hóspede, autocompletar os campos necessários e enviar diretamente às autoridades, reduzindo consideravelmente o tempo deste processo.
6. Sistemas para a economia energética
São cruciais em grandes complexos hoteleiros, onde representam economias energéticas muito importantes. Falamos de economizadores, sensores de presença ou até mesmo sensores de portas e janelas, que atuam de forma inteligente para manter uma temperatura adequada no quarto, evitando ao mesmo tempo o desperdício energético.
Se você deseja automatizar os processos do seu hotel ou do alojamento turístico que gere, entre em contato com a Omnitec para que possamos estudar juntos como ajudá-lo.